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Nel mondo della consulenza e dei servizi professionali, l’efficienza non è solo un obiettivo, ma una necessità.
Un nostro cliente specializzato in soluzioni SAP nel settore IT ci ha contattati con una sfida chiara: ottimizzare i propri processi interni per migliorare la gestione delle risorse, la fatturazione e la visibilità sulle attività.
I problemi erano concreti e impattavano direttamente la produttività: difficoltà nella consuntivazione delle attività, allocazione inefficiente delle risorse e processi di fatturazione lenti e poco integrati.
Da subito, abbiamo capito che l’approccio migliore sarebbe stato quello di lavorare per step progressivi, mettendo il cliente sempre al centro e rilasciando funzionalità che avessero un impatto immediato. Per questo motivo, abbiamo strutturato l’implementazione di AIM Easy attraverso 5 sprint, ciascuno mirato a risolvere uno specifico bisogno aziendale.
LA SFIDA
Il nostro cliente gestiva un’ampia gamma di attività di consulenza, ma i suoi processi interni erano frammentati e spesso inefficaci. Le principali criticità riguardavano:
- Consuntivazione delle attività svolte: registrazione e approvazione delle ore lavorate poco strutturate, con impatti sulla gestione delle risorse e sulla trasparenza dei costi.
- Composizione dello staff: difficoltà nell’assegnare le giuste risorse ai progetti, causando inefficienze e sovraccarichi.
- Fatturazione e gestione delle risorse esterne: ritardi nella generazione delle fatture e nel monitoraggio dei servizi acquistati e venduti, con impatti sul cash flow.
La sfida era chiara: migliorare l’intero ciclo operativo, dalla gestione dei team alla fatturazione, mantenendo una perfetta integrazione con SAP S/4HANA.
LA SOLUZIONE
AIM Easy è stato implementato attraverso 5 sprint, ognuno con obiettivi chiari e risultati concreti. Questo approccio ha permesso alla società di beneficiare di miglioramenti continui, senza dover attendere la fine del progetto per vedere i primi risultati.
Per affrontare queste sfide, abbiamo strutturato l’implementazione in cinque sprint, ognuno focalizzato su una specifica area di miglioramento. Questo approccio ha permesso di ottenere benefici immediati e progressivi, senza interrompere l’operatività quotidiana.
SPRINT 1: MIGLIORAMENTO DELLA CONSUNTIVAZIONE DELLE ORE LAVORATE
Avevano bisogno di maggiore flessibilità e funzionalità personalizzate rispetto alla consuntivazione dei propri dipendenti. Abbiamo quindi sviluppato l’app My Timesheet che ha reso più intuitiva la registrazione delle ore, aggiungendo campi specifici per adattarsi alle esigenze del cliente e ottimizzando l’integrazione con il workflow approvativo.
Risultato: la gestione delle ore lavorate è diventata più precisa e veloce, riducendo gli errori e migliorando la visibilità sulle attività svolte.
SPRINT 2: ALLOCAZIONE DELLE RISORSE PIÙ INTELLIGENTE
Uno dei problemi più rilevanti riguardava la gestione dello staff sui progetti. Con l’introduzione dell’app Project Staffing, i responsabili hanno potuto pianificare in modo più efficace le assegnazioni, garantendo un utilizzo ottimale delle risorse. Il sistema permette di visualizzare la disponibilità di ogni consulente, prevenendo sovraccarichi o sotto-utilizzi.
Risultato: il processo di allocazione delle risorse è diventato più efficiente, con una distribuzione più equilibrata del lavoro e un incremento del 30% nella produttività del team.
SPRINT 3: CONTROLLO IN TEMPO REALE SULLA FATTURAZIONE ATTIVA
Uno degli aspetti più critici per l’azienda era la gestione della fatturazione dei servizi venduti. Grazie all’introduzione dell’app Active Monitor, i project manager possono ora monitorare in tempo reale le ore lavorate e fatturabili, generando automaticamente gli ordini di vendita.
Risultato: il tempo necessario per la fatturazione si è ridotto del 35%, migliorando il flusso di cassa e riducendo gli errori di calcolo.
SPRINT 4: GESTIONE OTTIMIZZATA DELLE RISORSE ESTERNE
Parallelamente alla fatturazione attiva, anche la gestione degli acquisti di servizi esterni è stata ottimizzata. Con l’implementazione di Passive Monitor, il processo di verifica e approvazione delle prestazioni dei fornitori è stato reso più rapido e tracciabile.
Risultato: maggiore controllo sulle spese e riduzione del rischio di errori o discrepanze nei contratti con i fornitori.
SPRINT 5: VISIBILITÀ COMPLETA CON IL GLOBAL CALENDAR
L’ultimo sprint ha permesso loro di ottenere una visione d’insieme sulle attività dei propri consulenti. Grazie all’introduzione del Global Calendar, i manager possono ora visualizzare in tempo reale il livello di occupazione delle risorse, facilitando la pianificazione del lavoro e il bilanciamento dei carichi.
Risultato: migliore gestione dei carichi di lavoro e aumento della produttività complessiva, con decisioni più rapide e basate su dati reali.
UN’IMPLEMENTAZIONE, UN CAMBIAMENTO
AIM Easy ha portato un cambiamento concreto nella gestione aziendale, trasformando processi complessi in flussi più snelli ed efficaci. La riduzione dei tempi di fatturazione, la maggiore efficienza nella gestione delle risorse e una consuntivazione più veloce hanno generato benefici misurabili in pochi mesi. Ma, più di ogni altra cosa, ciò che ha fatto la differenza è stato il coinvolgimento continuo del cliente.
Ogni sprint è stato pensato per rispondere a un’esigenza reale, adattandosi alle sue necessità senza stravolgere i flussi di lavoro consolidati.
Grazie a un approccio progressivo e collaborativo, AIM Easy si è integrato perfettamente con il loro ambiente S/4HANA, garantendo non solo miglioramenti operativi, ma anche un vero salto di qualità nella gestione del business.
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